Privacybeleid

1. Op wie is dit beleid van toepassing?

Dit beleid geldt voor bezoekers, sporters, ouders of verzorgers, trainers, zelfstandigen, studiomedewerkers en andere personen die de website of een account gebruiken. Quality Sports Services B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Personal Sports Trainer voor eigen doeleinden verwerkt.

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van je gebruik verwerken we contact- en accountgegevens, authenticatiegegevens, accounttype, voorkeuren, zoek- en locatiegegevens, communicatie, beveiligingslogs en gegevens die nodig zijn om een trainer- of studioaanvraag te beoordelen.

Voor aanbieders kunnen dit ook handelsgegevens, werkgebieden, tarieven, opleidingen, certificaten, verzekeringsinformatie, identificatie- en fiscale gegevens en gegevens over aangeboden diensten zijn. Als online boeken en betalen wordt geactiveerd, verwerken we daarnaast boekings-, annulerings-, betaalstatus- en terugbetalingsgegevens. Volledige betaalkaart- of bankgegevens worden door de betaalprovider verwerkt en niet door ons opgeslagen.

3. Gezondheid en revalidatie

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming. Deel via algemene profiel- of contactvelden geen diagnose of medisch dossier. Als een specifieke functie gezondheidsinformatie noodzakelijk maakt, verwerken we die alleen met een geldige uitzondering onder de AVG, zoals uitdrukkelijke toestemming, en uitsluitend voor het duidelijk omschreven doel. Toestemming kan voor de toekomst worden ingetrokken.

4. Doelen en grondslagen

• Uitvoering van de overeenkomst: accounttoegang, profielbeheer, aanvragen en — na activering — boekingen en betalingen.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraudepreventie, kwaliteitscontrole, klantenservice en verbetering van de werking, na belangenafweging.
• Wettelijke verplichting: administratie, fiscale verplichtingen, bevoegde vorderingen en eventueel DAC7.
• Toestemming: niet-noodzakelijke cookies, bepaalde communicatie en bijzondere persoonsgegevens wanneer toestemming de passende grondslag is.

5. Dienstverleners en doorgifte

Vercel, Supabase, Resend en Google worden momenteel gebruikt voor hosting, database en authenticatie, transactionele e-mail, Google-inloggen en — uitsluitend na toestemming — Google Ads-conversiemeting. Mollie verwerkt persoonsgegevens voor geactiveerde betalingen en abonnementen. We sluiten waar vereist verwerkersafspraken en beperken toegang tot wat noodzakelijk is.

Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruiken we een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, plus aanvullende maatregelen waar nodig.

6. Openbare profielen en platformverplichtingen

Na goedkeuring worden alleen de voor het trainer- of studioaanbod relevante profielgegevens openbaar. Gevoelige aanvraagdocumenten worden niet openbaar gemaakt. Als Personal Sports Trainer onder DAC7 moet rapporteren, kunnen wij identificatie-, adres-, fiscale en transactiegegevens van aanbieders verzamelen, verifiëren, aan de Belastingdienst verstrekken en de aanbieder daarvan een overzicht geven.

7. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Account- en profielgegevens blijven in beginsel bewaard zolang het account actief is. Een afgewezen aanbiedersaanvraag wordt in beginsel binnen twaalf maanden verwijderd, tenzij langer bewaren nodig is voor bezwaar, misbruikpreventie of een rechtsvordering. Beveiligingslogs worden in beginsel maximaal twaalf maanden bewaard. Financiële administratie wordt, zodra transacties actief zijn, bewaard volgens de wettelijke fiscale termijn, doorgaans zeven jaar. Back-ups worden volgens de beveiligde rotatie overschreven.

PST-berichten, media en inactieve gesprekscontext worden in beginsel 12 maanden na het laatste bericht verwijderd. Een open klacht, fraudeonderzoek of juridische bewaarplicht kan verwijdering uitstellen. Bewijs bij een afgehandelde melding en de bijbehorende auditlog kan langer worden bewaard wanneer dat noodzakelijk en rechtmatig is. Boekings- en financiële gegevens volgen hun eigen wettelijke termijn.

8. Minderjarigen

Kinderen jonger dan 16 jaar mogen niet zelfstandig toestemming geven voor online diensten waarvoor toestemming de grondslag is. Een ouder of wettelijk vertegenwoordiger moet het account en de communicatie voor een minderjarige beheren. We kunnen passende verificatie vragen en verwijderen gegevens als blijkt dat die zonder geldige toestemming zijn verstrekt.

9. Jouw privacyrechten

Je kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Je kunt toestemming intrekken en vragen om informatie over een besluit dat uitsluitend geautomatiseerd tot stand kwam. Stuur je privacyverzoek naar info@qualitysportsservices.com. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.

Ben je niet tevreden over onze behandeling, neem dan eerst contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Berichten en menselijke beoordeling

De berichtenfunctie verwerkt communicatie om sporters en trainers veilig te laten kennismaken, voorstellen te doen en ondersteuning te bieden. Voor een bevestigde PST-boeking filteren we automatisch telefoon- en e-mailadressen, sociale links, externe websites en betaalverzoeken. Afgewezen tekst wordt niet opgeslagen. Deel geen medische gegevens, identiteitsdocumenten of betaalkaartgegevens in een gesprek.

De deelnemers en precies aangewezen, bevoegde hoofdbeheerders kunnen berichten en media lezen. Hoofdbeheerders gebruiken deze alleen-lezen toegang voor veiligheid, klachten, fraudepreventie en ondersteuning. Iedere geopende conversatie en ieder geopend mediabestand wordt met beheerder, tijdstip en gesprek vastgelegd in een auditlog. Andere beheerders krijgen alleen tijdelijke, gemotiveerde toegang na een concrete gebruikersmelding.

De berichtenfunctie gebruikt versleutelde verbindingen, private opslag, korte ondertekende medialinks en rijtoegangsregels, maar geen end-to-end-encryptie omdat bevoegde beoordeling, onderzoek van meldingen en juridische bewaarplichten mogelijk moeten blijven.

11. Advertentieconversies

Na jouw toestemming meten we of Google Ads-verkeer leidt tot een voltooide trainerregistratie of ingediend trainerdossier. De conversiemelding bevat een technische gebeurteniscode en willekeurige transactiecode, maar geen dossierinhoud of rechtstreeks door ons meegestuurde contactgegevens. We gebruiken trainerregistratie als hoofdsignaal voor campagneoptimalisatie en dossierinzending als aanvullende kwaliteitsmeting.

12. Beveiliging en wijzigingen

We gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking en beveiligde authenticatie. Geen systeem is volledig zonder risico. Bij een relevant datalek volgen we de wettelijke meld- en informatieplichten. Materiële wijzigingen worden op deze pagina bekendgemaakt.